Een goede communicatie tussen lokale besturen en vastgoedprofessionals biedt de beste garantie op efficiënte vergunningstrajecten en geslaagde bouwprojecten. Daarom stelde het Netwerk Architecten Vlaanderen (NAV) in samenwerking met de Beroepsvereniging van Architecten (BVA), de Orde van Architecten en de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) een charter op waarin 5 engagementen worden aangehaald die het voortraject voor vergunningen in vlotte banen kunnen leiden. Dit is een betoog waar niet met de vinger gewezen wordt, maar waar samenwerking centraal staat met het gemeenschappelijke doel om vergunningstrajecten vlotter te laten verlopen: dé succesformule om de doorlooptijd van een project te verkorten.
Het belang van een goede communicatie tussen lokale besturen en architecten is ontegensprekelijk bij een vergunningstraject. Niet alleen tijdens de vergunningsaanvraag, maar ook tijdens het voortraject wordt er veel tijd en energie gestoken bij beide partijen om aan de regelgeving te voldoen, alsook een hoofd te kunnen bieden aan de toegenomen complexiteit van projecten.
Bij een voortraject dienen de krachten gebundeld te worden om mogelijke pijnpunten tijdig aan te kaarten en de nodige oplossingen te bieden. Een goed opgebouwd voortraject verhoogt de slaagkansen van een project aanzienlijk. De maximale termijnen waarbinnen een beslissing moet vallen bij vergunningsaanvragen zijn kort, wat het belang van een voortraject nog eens bijkomend benadrukt. Een doordacht voortraject verkort aanzienlijk de doorlooptijd van een project (van idee tot uiteindelijke uitvoering), wat een win-winsituatie is voor beide partijen. Onderstaande 5 engagementen, opgesteld door de VVSG, de BVA, de NAV en de Orde van Architecten, dienen als houvast bij stedenbouwkundige projecten om de samenwerking tussen lokale besturen en vastgoedprofessionals te bevorderen.
Een goede samenwerking vergt wederzijdse inspanningen. Gemeenten moeten er voor zorgen dat de huidige regelgeving en de juiste informatie gemakkelijk vindbaar en raadpleegbaar is. Architecten moeten actief op zoek gaan naar de beschikbare informatie om het dossier zo volledig mogelijk op te stellen en voor te bereiden. Bij A-projects beschikken we hiervoor over de juiste mensen met de juiste ervaring en expertise.
Bij het realiseren van kwaliteitsvolle ruimtelijke ontwikkelingen neemt iedere partij een specifieke rol aan. Door op een respectvolle manier overleg te plegen, kunnen de juiste oplossingen gevonden worden. Dit betekent dat lokale besturen moeten aangeven onder welke voorwaarden het voorgestelde project wél voor een vergunning in aanmerking komt en dat architecten al het mogelijke moeten doen om een zo duidelijk mogelijk projectvoorstel te formuleren.
Hier komen opnieuw de wederzijdse plichten naar voren om een vlot vergunningstraject te vrijwaren. De architect moet voldoende informatie verzamelen en de dossiersamenstelling opmaken volgens het normenboek. De lokale besturen moeten de juiste regelgeving kunnen duiden en elke informatievraag binnen een redelijke termijn behandelen.
De lokale besturen zullen, afhankelijk van het project, verschillende communicatiemogelijkheden hanteren om bouwprofessionals verder te helpen. Dit kan gaan van e-mail, digitale formulieren, telefonische bereikbaarheid, fysiek of digitaal overleg enzovoort. Lokale besturen moeten de communicatieflow helder toelichten aan de informatievragers en flexibiliteit tonen. De informatievragers dienen de uitgestippelde communicatietools te respecteren.
Het organiseren van een voorbespreking tussen lokale besturen en bouwprofessionals bij een project kan dé oplossing zijn om tijdverlies te voorkomen. Beide partijen horen goed voorbereid te zijn op dit gesprek.
“ Bij A-projects zijn we ervan overtuigd dat een goede voorbereiding in combinatie met de juiste experts de sleutel is tot succes. Zowel voor de klant als voor al de andere betrokken partijen is een korte doorlooptijd een win-winsituatie. ”
Innovatief ruimtegebruik als norm voor de toekomst